Proces:

Boeken die nog niet geleverd zijn, raken na 21 dagen (15 werkdagen) backordered. Deze kunnen bijv. nog niet verschenen of uitverkocht zijn.

We controleren deze lijst elke dag. op algemene bijzonderheden (dus niet heel uitgebreid per ISBN).
Bijzondere situaties zouden kunnen zijn:
dat er ineens veel Nederlandse titels backordered zijn geraakt die ogenschijnlijk wel leverbaar zijn.
dat er ineens veel (meer dan 15) backordered zijn bijgekomen.

HIERONDER MOETEN WE NOG EEN KEUZE MAKEN UIT 'Dagelijks' of 'Maandelijks'

Dagelijks: in de dagstart bespreken we de backordered titels die 2 maanden geleden zijn besteld en een marge hebben van €15 of hoger.

Wekelijks: elke donderdag vragen we updates aan Van Ditmar (zie 1)
Maandelijks: elke eerste donderdag van de maand behandelen we de backordered van de overige uitgevers (zie 2)

1. Update bij Van Ditmar vragen 

1. Met de backordered lijst als uitgangspunt, informeren wekelijks bij Van Ditmar
2. Ga naar https://admin.amyeneva.nl/cb/one/back-ordered
   1. Klik op de groene EXPORT-knop rechtsboven
   2. Zet CSV in Excell
   3. Verwijder kolom H (Email) 

   4. Vraag VDB dmv Canned respons Status update Van Ditmar backordered lijst

Eigen actie en/of respons door Van Ditmar

• is er binnen 4 weken zicht op levering, dan order handhaven
• is er geen zicht op levering binnen 4 weken of verschijning binnen 2 weken, dan vragen we om annulering aan
• Deze orders dienen door VDB geannuleerd te worden (en raken daarmee denied),
• Zelf annuleren: orders van overige uitgevers kunnen we doorgaans zelf via CB Online annuleren als we dit nodig vinden (via Orderstatus, kolom Te annuleren).

Bij reactie met verwachte verschijnings- of leverdatum:

1. Binnen 90 dagen na besteldatum > dan laten we de bestelling gewoon staan 
2. Langer dan 90 dagen na besteldatum > dan annuleren we de bestelling tenzij
   1. De medewerker de organisatie verlaten heeft
   2. De bestelling het voorgaande jaar geplaatst is

Maatwerk bij Van Ditmar

Bijv. n.a.v. klantvraag of -urgentie.
Je wil een backordered van Van Ditmar annuleren (die je niet zelf in CB Online kan annuleren),

omdat in de backordered status is geen leverwachting in de nabije toekomst is afgegeven door Van Ditmar.
(Is er wel een leververwachting afgegeven, dan deel je deze met de klant)

Neem de volgende acties:

1. Stuur een annuleringsverzoek naar sales@vanditmar.nl d.m.v. Canned respons Annuleringsverzoek algemeen
2. Wacht op bevestiging van annulering (soms kan het niet geannuleerd worden).
3. Na bevestiging van de annulering, crediteren we deze aan de klant
   
   Deze volgorde is belangrijk. Zo voorkomen we dat A&E aan Van Ditmar/CB een boek betaalt, waarvoor een klant niet heeft betaald (want we hebben het aan de klant gecrediteerd).

2. Overige uitgevers (niet Van Ditmar)

De backordered regels van uitgevers, anders dan Van Ditmar, volgen we minder actief. 

We checken deze maandelijks op de eerste donderdag van de maand (NB 4-12-2025: nog te agenderen).

Als de klant al eerder informeert naar de status van diens bestelling, dan onderneem je uiteraard eerder de actie.

We maken onderscheid in boeken met een marge hoger of gelijk aan €15 en boeken met een marge lager dan €15.

Kortingspercentage opzoeken in CB Online

• Het kortingspercentage vind je in CB Online, in Assortiment.
• Voer het ISBN in in de zoekbalk en klik op Enter
• Klik op de dikgedrukte titel van het boek voor de boekdetails

• Klik op het procent-teken om het kortingspercentage te tonen

• Kijk bij Totale korting.
  
  
• Het kan zijn dat je dit (0% DUD) ziet
  
• In dat geval selecteer je in het dropdownmenu bij Transactie 'DIO' en klik je op 'Bepaal korting'
  
•  Als DIO wel korting geeft, dan geldt deze
  
• Als DIO ook 0% Totale korting geeft, dan direct:
  - Annuleren in CB Online en crediteren naar de klant (zie hieronder bij Is de marge lager dan €15)
  - én het ISBN op niet beschikbaar zetten, zowel op de algemene A&E site als die van ABN
         

Margebedrag berekenen

Met het kortingspercentage, kan je nu de marge berekenen.

In het CB (en op onze sites) wordt de verkoopprijs weergegeven bij de details van het boek, bijv. €39,99.

Vind je daarbij het kortingspercentage van bijv. 42%

dan wordt de rekensom: 42% x €39,99 = €16,79

€16,79 is dan (kort door de bocht) het verschil tussen de inkoopprijs (39,99-16,79=23,20) en verkoopprijs (39,99).

• Als er minimaal €15 verschil zit tussen inkoop- en verkoopprijs, dan nemen we de moeite (beschikbaarheid achterhalen).
  In het voorbeeld is dit het geval want €16,79 is meer dan €15
• Als er minder dan €15 verschil zit tussen inkoop- en verkoopprijs, dan annuleren we het boek in CB Online en crediteren we de titel naar de klant.

Is de marge hoger of gelijk aan €15, 

dan ondernemen we na max. 2 maanden de onderstaande actie.
In de volgende dagstart wordt deze backordered ingebracht. Daar besluiten we i.o.o. of we onderstaande followup doen.

Mail de uitgever canned respons Hernieuwde beschikbaarheid uitgever 

Je kan daarnaast ook nog proberen telefonisch contact te leggen met de uitgever als het te lang duurt.
We wachten max. een week. Is er dan nog geen duidelijkheid, dan gaan we door naar de actie die hoort bij marge minder dan €15 (zie hieronder).

Ook voor bestellingen die al meer dan 2 maanden oud zijn, zonder verzending (of verschijning) in zicht,
gaan we over tot onderstaande actie van Annuleren bij CB en Crediteren naar de klant.

Is de marge lager dan €15,

dan ondernemen we na max. 2 maanden de volgende twee acties:

1. annuleren we deze in CB Online 
2. crediteren we deze aan de klant
   
   Deze volgorde is belangrijk. Zo voorkomen we dat A&E aan het CB een boek betaalt, waarvoor een klant niet heeft betaald (want we hebben het aan de klant gecrediteerd).

1. Annuleren in CB Online

Orders van overige uitgevers kunnen we doorgaans zelf via CB Online annuleren.

• Ga Orderstatus, selecteer orderreferentie in het dropdownmenu van de popup
  en voer het ordernummer in (met sterretje)
  
• Klik op de betreffende orderregel in de kolom Te annuleren en voer het aantal in (doorgaans 1).
  
• Klik op de rode knop Verzend annuleringen naar CB

• Noteer in de backend in de Order (tab Notes, bij Denied notes van de betreffende titel)
  DD/MM wat je hebt gedaan en evt. waarom, bijv. 4/12 zelf geannuleerd, verschijnt pas is maart volgend jaar.
  Daarmee voorkom je dubbel denkwerk, want ook de zelf geannuleerde orderregels ga je terugvinden bij Denieds (in de backend) zodra de uitwisseling info CB->info A&E heeft plaatsgevonden (1x per dag).

2. Ga vervolgens verder met het crediteren aan de klant, zie kennisartikel Crediteren.
In dit geval hoef je niet te wachten totdat het de backend zichtbaar wordt als Denied.