Werkbeschrijving

Kwartaalrapportage ABN AMRO

Deze werkbeschrijving legt vast hoe je de kwartaalrapportage voor ABN AMRO opstelt, controleert en verstuurt. Volg de stappen in volgorde. Werk je de rapportage voor het eerst bij, lees dan eerst het hele document door.

De cijfers komen uit de backend van Amy & Eva. Je haalt drie exports op over precies dezelfde periode.

1. Ga naar admin.amyeneva.nl en kies in het linkermenu Data Export.

2. Kies bij Select Monitor Task de eerste export uit de tabel hieronder.

3. Vul Startdatum en Einddatum in van het afgelopen kwartaal, in het formaat JJJJ-MM-DD.

Voorbeeld Q2 2026: startdatum 2026-04-01, einddatum 2026-06-30.

4. Klik op Download. Met Preview kun je vooraf controleren of er data in zit.

5. Herhaal stap 2 tot en met 4 voor de andere twee exports. Gebruik steeds dezelfde begin- en einddatum.

Open ABN Rapportage.xlsx vanuit Teams. Je werkt drie tabbladen bij. De historie blijft staan: je plakt de nieuwe data steeds onder de bestaande regels.

2.1   Tabblad AanvraagStatistieken

1. Open de download van ABN AMRO Aanvraag Statistieken.

2. Kopieer de data zonder de kopregel, dus alles vanaf rij 2.

3. Ga in ABN Rapportage.xlsx naar het tabblad AanvraagStatistieken en plak de data in kolom B, op de eerste lege regel onder de vorige periode.

4. Vul in kolom A (AS_Period) handmatig het jaar en kwartaal in, bijvoorbeeld 2026q2. Doe dat voor elke nieuwe regel.

2.2   Tabblad Boekenoverzicht

1. Open de download van ABN AMRO Boekenoverzicht.

2. Kopieer de data zonder de kopregel.

3. Ga naar het tabblad Boekenoverzicht, scroll helemaal naar beneden en plak de data in kolom B, op de eerste lege regel.

4. Vul in kolom A het jaar en kwartaal in (JJJJqX) voor alle nieuw geplakte regels.

Dit tabblad groeit hard. Reken op honderden tot ruim duizend regels per kwartaal. Selecteer kolom A in een keer voor alle nieuwe regels en vul de periode in een keer door.

2.3   Tabblad Donatieoverzicht

1. Open de download van ABN AMRO Donatie overzicht.

2. Kopieer de data zonder de kopregel.

3. Ga naar het tabblad Donatieoverzicht en plak de data in kolom C, op de eerste lege regel. Let op: dit tabblad start dus niet in kolom B.

4. Vul in kolom B (DO_Period, grijs) handmatig het jaar en kwartaal in (JJJJqX).

5. Trek in kolom A (DO_YEAR, oranje) alleen de formule door naar beneden. Typ hier niets handmatig in.

Alle overzichten in het bestand rekenen zich uit op basis van een enkele cel. Vergeet je deze te wijzigen, dan tonen de rapportages nog het vorige kwartaal, ook al staat de nieuwe data er wel in.

1. Ga naar het eerste tabblad Rapportage en klik in cel F1 (dit is het benoemde bereik RA_Huidige_periode).

2. Kijk in de formulebalk. Daar staat het kwartaal waarover als laatste gerapporteerd is.

3. Pas de waarde aan naar het kwartaal waarover je nu rapporteert, in hetzelfde formaat: JJJJqX, bijvoorbeeld 2026q2.

Neem hier de tijd voor. Een fout in de data valt hier op, en niet meer nadat de rapportage bij ABN AMRO ligt.

4.1   Tabblad Rapportage

• Scroll het hele tabblad door, van boven naar beneden.
• Let op lege cellen, foutmeldingen (#N/A, #VERW!, #WAARDE!) en nullen waar je een getal verwacht.
• Vergelijk de kerncijfers met het vorige kwartaal. Een sterke afwijking kan kloppen, maar is altijd het controleren waard.

4.2   Tabblad Rapportage visueel

• Controleer of de KPI-tegels gevuld zijn: bestellingen, boeken verkocht, donaties kwartaal, donaties jaar, aanvragen per budgettype, boeken en e-books, en het percentage vrij bestelbaar.
• Controleer de grafiek Donaties per goed doel: staan alle goede doelen erin, en kloppen de bedragen met het tabblad Donatieoverzicht?
• Kijk of de periode in de subtitel klopt, bijvoorbeeld Kwartaal 2 — 2026 | ABN AMRO.

Je levert twee PDF’s op: de uitgebreide rapportage en de visuele samenvatting. Doorloop voor beide dezelfde drie stappen.

1. Ga naar het tabblad en controleer of de informatie past op het aantal pagina’s uit de tabel hieronder.

2. Zorg dat de pagina-einden logisch vallen. Breek niet af midden in een tabel, een grafiek of een opsomming.

Gebruik Pagina-indeling > Eindmarkeringen en de weergave Pagina-eindevoorbeeld om de afbreekpunten te verschuiven.

3. Sla op als PDF met de bestandsnaam uit de tabel. Vervang JJJJ_Qx door het jaar en kwartaal, bijvoorbeeld 2026_Q2.

Plaats beide PDF’s in de Teams-map Kwartaalrapportages (AmyEva > Bestanden > ABN AMRO > Rapportages > Kwartaalrapportages), naast het Excel-bestand.

Voor de begeleidende e-mail is het prettig om de belangrijkste cijfers kort samen te vatten. Claude kan dit voor je doen.

1. Upload de PDF ABN Rapportage_JJJJ_Qx in Claude en vraag om de highlights uit de rapportage.

2. Hergebruik eventueel de bestaande chat Report Highlights summary. Daar staat al context over de opzet en de gewenste toon.

3. Gebruik de output als basis voor de e-mailtekst. Lees hem altijd zelf na en pas hem waar nodig aan.

Mail beide PDF’s naar ABN AMRO.

Loop deze lijst langs voordat je op verzenden klikt.

• Catalogus-wijzigingen zijn doorgevoerd
• Drie exports gedownload over dezelfde periode
• AanvraagStatistieken bijgewerkt, periode in kolom A ingevuld
• Boekenoverzicht bijgewerkt, periode in kolom A ingevuld
• Donatieoverzicht bijgewerkt, periode in kolom B ingevuld, formule in kolom A doorgetrokken
• Cel F1 op tabblad Rapportage aangepast naar het huidige kwartaal
• Tabblad Rapportage gecontroleerd, geen lege of afwijkende data
• Tabblad Rapportage visueel gecontroleerd, alle tegels en de grafiek kloppen
• PDF Rapportage past op 3 pagina’s en breekt logisch af
• PDF Rapportage visueel past op 2 pagina’s en breekt logisch af
• Beide PDF’s staan in de Teams-map Kwartaalrapportages
• Excel-bestand opgeslagen in Teams
• E-mail verstuurd aan Ilse en Wouter, met Vincent in de CC