Vrijgaveaanvragen worden gedaan door medewerkers van ABN AMRO. Op dat moment is een boek niet beschikbaar. De medewerker vraagt om de titel (met of zonder motivatie) te kunnen bestellen. Het proces verloopt in een aantal stappen:

1. Medewerker vraagt vrijgave aan

door op de knop 'Vraag vrijgave aan' te drukken

2. Het systeem stuurt een email

Deze email gaat naar de medewerker en Amy & Eva

3. Amy & Eva voert de gegevens uit de aanvraag in in Excel

Te vinden op: ABN_Aanvragen Vrijgave Gedeeld v2.xlsm

Vul linker kolommen in met de informatie uit de aanvraag (Titel, Auteur, ISBN, Aanvraagdatum, Aanvrager email)

4. Prompt de engine

1. Kopieer het prompt dat gegenereert wordt op basis van de ingevoerde gegevens naar de engine: https://claude.ai/chat/dd37bcae-de7d-4eb5-a9d7-db3a88ae436f

2. Voeg de samenvatting van het boek toe. Haal deze van de Amy & Eva website af door naar https://abnamro.amyeneva.nl/ISBNNUMMER te gaan (https://abnamro.amyeneva.nl/9789463560771) uit het voorbeeld)

3. Run het prompt

5. Verwerk de output in Excel

1. Kopieer de output naar de juiste regel in de ISBN kolom (J) in: ABN_Aanvragen Vrijgave Gedeeld v2.xlsm 

2. Selecteer het resultaat, ga naar de 'Data' tab en klik 'Text to Columns'

3. Kies Delimited in de pop up

4. Selecteer Other en voeg daar een | in in het invoerveld

5. Klik 'Next'  en 'Finish', overschrijf de resultaten als er al data geplaatst is.

6. Verwerk de uitkomst van de aanvraag

De aanbeveling in kolom I geeft het resultaat van de aanvraag. 

• UITSLUITEN: doe niets en ga naar stap 7
• MET MOTIVATIE: maak het ISBN met motivatie beschikbaar
• VRIJ BESTELBAAR: wacht op de reactie van ABN AMRO Legal. Tax communiceert haar feedback in kolom Z. Op basis daarvan ondernemen we actie: 
  • Akkoord, dan maak je het ISBN met vrij bestelbaar beschikbaar.
  • Niet akkoord, volg de voorgestelde aangepaste status (met motivatie of uitsluiten).

Stuur elke week op dinsdag een overzicht van alle nieuw verwerkte aanvragen naar ABN AMRO Tax. Voeg de nieuwe regels uit de Excel als bijlage toe aan de canned response: ABN AMRO Legal check Vrijgave verzoeken Amy & Eva en stuur deze naar: Floor van Oosten <floor.van.oosten@nl.abnamro.com> .

7. Reageer op de aanvraag met het klaargezette antwoord

Reageer (op basis van stap 6) op de email die verstuurt is door het antwoord te kopieren Kolom H (Email) van de Excel.

Controleer of de klant juist aangesproken wordt (met voornaam). Corrigeer dit wanneer dat niet correct wordt gedaan.

Zo houden we met elkaar het aanbod up to date.